Mengapa perusahaan pasar menengah beralih ke otomatisasi AP – Nokturnal

Dengan ekonomi yang goyah, organisasi pasar menengah semakin membuka portofolio perusahaan dan melakukan investasi cerdas dalam teknologi untuk menjadi lebih efisien dan produktif.

Menghadapi tekanan ekonomi yang dalam, seperti kenaikan suku bunga, inflasi yang terus-menerus, dan ketidakpastian dalam industri perbankan, organisasi-organisasi ini tahu bahwa mereka perlu mencari cara untuk meningkatkan fleksibilitas dalam operasi mereka dan berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit untuk bertahan di masa mendatang.

Cara utama bagi perusahaan pasar menengah untuk memerangi ketidakpastian ekonomi adalah dengan berinvestasi dalam teknologi otomasi utang dagang. Hingga saat ini, solusi ini terutama ditemukan di organisasi besar, yang cukup logis. Perusahaan menghadapi masalah terbesar yang menghabiskan banyak uang, jadi mereka akan mendapatkan keuntungan terbesar dengan menjadi pengadopsi awal. Pada saat yang sama, mereka juga memiliki sumber daya paling banyak dan berada pada posisi terbaik untuk dapat menerapkan dan mengelola teknologi yang baru lahir.

Namun, selama beberapa tahun terakhir, alat otomatisasi AP telah matang secara eksponensial. Akibatnya, perusahaan menengah kini dapat menerapkan solusi otomasi yang mudah digunakan berdasarkan desain, mudah digunakan, dan — berkat sifat berbasis cloud — cepat diterapkan. Selain itu, dengan munculnya teknologi AI dan pembelajaran mesin, platform otomasi AP terkemuka dapat melakukan lebih dari sebelumnya, memungkinkan perusahaan pasar menengah memperoleh keuntungan lebih besar.

Organisasi yang masih mengelola penagihan dengan cara lama terlambat untuk promosi.

Apa tantangan melakukan AP secara manual?

Seperti yang diketahui oleh setiap profesional akuntansi, pengecualian penagihan adalah bagian pekerjaan yang paling membuat frustrasi. Ketika faktur masuk dengan informasi yang salah atau tidak lengkap, tim AP yang mengandalkan proses manual perlu menghabiskan banyak waktu untuk mencari tahu apa yang salah. Meskipun Anda dapat memesan mobil untuk menjemput Anda dalam beberapa menit atau menonton acara favorit Anda kapan pun Anda mau, pengalaman yang menyenangkan dan menghabiskan waktu ini merupakan sumber utama frustrasi. Dan di pasar kerja yang sulit, hal terakhir yang diinginkan perusahaan cerdas mana pun adalah karyawan yang frustrasi.

Semakin banyak manusia berada dalam lingkaran dengan proses apa pun, semakin besar potensi terjadinya kesalahan. Mungkin seseorang di tim AP menambahkan nol ekstra ke pembayaran secara tidak sengaja, atau mungkin mereka salah membayar tagihan dua kali. Tanpa wawasan mendalam tentang penagihan dan arus keluar pembayaran, jenis masalah ini dapat tidak terdeteksi selama berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan, membuat pengelolaan arus kas menjadi lebih sulit di lingkungan yang sudah sangat menantang.

Masukkan Otomasi AP?

Untuk mengatasi tantangan ini, perusahaan pasar menengah yang cerdas berinvestasi pada alat yang mengotomatiskan fungsionalitas AP. Dengan sistem otomasi yang tepat, adalah mungkin untuk sepenuhnya mengubah departemen AP.

Platform otomatisasi AP memungkinkan tim akuntansi melihat faktur dan pembayaran. Ada visibilitas yang jelas ke setiap langkah proses, dan setiap tindakan dapat dilacak. Akibatnya, tim akuntansi dapat memantau situasi keuangan mereka dan memiliki kontrol lebih besar atas arus kas mereka.

Selain itu, solusi otomasi dapat memungkinkan organisasi untuk secara otomatis memanfaatkan setiap diskon pembayaran awal yang tersedia bagi mereka. Pembayaran semua tagihan lainnya dapat ditahan secara otomatis hingga tanggal jatuh tempo, memungkinkan bisnis untuk meregangkan dolar mereka selama mungkin tanpa menimbulkan denda keterlambatan pembayaran.

Tingkatkan produktivitas AP

baru saja Stadi Ardent Partners menemukan bahwa pengecualian penagihan adalah penyebab utama alur kerja yang tidak efisien bagi 62% profesional AP. Saat faktur muncul dengan informasi yang salah, tim yang tidak memiliki alat yang tepat harus menghabiskan banyak waktu untuk mencari data yang benar atau memperbaiki entri data atau kesalahan OCR.

Dengan memfasilitasi pencocokan dua dan tiga arah secara otomatis, otomatisasi AP dapat membantu organisasi menghilangkan pengecualian penagihan, sehingga mencapai pemrosesan langsung 100%.

Selain itu, dengan memberi pemasok visibilitas lengkap tentang status faktur mereka dan kapan mereka dibayar, mereka tidak perlu mengangkat telepon untuk mencari tahu kapan uang akan tiba di rekening bank mereka. Karena mereka akan dapat memberikan informasi ini sendiri, tim AP tidak perlu berurusan dengan panggilan telepon sebanyak itu, memberi mereka lebih banyak waktu untuk fokus pada masalah yang lebih mendesak.

Hubungan yang lebih baik dengan pemasok

Otomatisasi AP membantu organisasi pasar menengah membangun hubungan yang lebih baik dengan pemasok dengan memberikan lebih banyak prediktabilitas seputar pembayaran. Jika penasaran, pemasok dapat mengecek status tagihan mereka melalui portal pemasok dengan beberapa klik. Pada periode ketika arus kas sangat penting untuk setiap bisnis, wawasan ini memberikan ketenangan pikiran kepada pemasok bahwa mereka memiliki dana yang mereka perlukan agar operasi tetap berjalan.

Dihadapkan pada pilihan untuk terus bekerja dengan mitra yang tepat waktu untuk membayar tagihannya dan mitra yang tidak, jawabannya mudah bagi perusahaan mana pun.

Selain itu, solusi otomatisasi AP memungkinkan pemasok untuk memilih cara mereka mendapatkan uang. Alih-alih memaksa pemasok untuk beradaptasi dengan cara kerja Anda, mereka dapat memilih metode pembayaran yang paling sesuai untuk mereka. Kebebasan ini adalah cara sederhana lainnya untuk meningkatkan pengalaman pemasok.

Transformasi fungsi akuntansi

Dengan mempertimbangkan semua ini, tidak terlalu mengejutkan jika organisasi pasar menengah memutuskan untuk melakukan investasi cerdas agar menjadi lebih efisien sambil meningkatkan margin dan memperkuat pengalaman pemasok. Dengan mengambil langkah hari ini, bisnis dapat menjadi lebih tahan terhadap tekanan ekonomi, dan akan berada pada posisi yang lebih baik untuk berkembang saat badai ekonomi datang dan pergi.

Sederhananya, otomatisasi AP memiliki potensi untuk mengubah fungsi akuntansi organisasi, dengan manfaat di luar departemen ini, seperti memiliki lebih banyak kendali atas persetujuan vendor, memastikan hanya faktur yang sah yang dibayarkan dan mengendalikan proses persetujuan pembayaran untuk mengurangi risiko eksternal atau penipuan internal.

Dalam lingkungan ekonomi kita yang sulit, satu hal yang pasti: departemen akuntansi yang masih beroperasi seperti 20 atau bahkan 10 tahun yang lalu tidak dapat beroperasi seefektif mungkin. Dengan berinvestasi dalam platform otomatisasi AP, perusahaan menengah yang berpikiran maju dapat mengungguli pesaing mereka dengan meningkatkan margin dan membebaskan bakat untuk fokus pada hal yang paling penting.