Peneliti mengidentifikasi tantangan utama untuk otomatisasi proses robot – Nokturnal

Semakin banyak profesional akuntansi yang menerapkan otomatisasi proses robotik ke dalam praktik mereka, menghasilkan efisiensi baru dengan membebaskan orang dari tugas manual yang berulang. Namun, ini bukan obat mujarab, dan penerapan yang efektif mengharuskan organisasi untuk mempertimbangkan beberapa tantangan utama yang dapat mengganggu kelangsungan hidup jangka panjang perusahaan, menurut sebuah penelitian terbaru yang diterbitkan di Accounting Horizons.

Peneliti – Mark Eulerich dari University of Duisburg-Essen. Nathan Wadobbs dari Universitas Denver. Martin Wagner dari Universitas Duisburg-Essen. dan David Wood dari Universitas Brigham Young – mewawancarai 26 pemangku kepentingan RPA di perusahaan Fortune 500 untuk memastikan tantangan, kelemahan, dan risiko penggunaan RPA. Mereka kemudian memvalidasi temuan mereka dengan meminta auditor eksternal perusahaan, 16 kepala eksekutif audit, dan 22 profesional audit TI meninjau temuan dan memberikan pendapat mereka.

Wawancara mengungkapkan banyak penggerak yang sedang berlangsung saat para pemimpin berbicara tentang tantangan yang datang dengan penerapan RPA di perusahaan mereka. Ironisnya, banyak tantangan terkait dengan kekuatan kemudahan penggunaan, biaya rendah, dan invasi minimal.

Misalnya, beberapa organisasi mungkin memandang RPA sebagai Band-Aid untuk mempertahankan proses yang kurang optimal versus terutama merancang alur kerja (walaupun makalah tidak menunjukkan contoh spesifik). Itu tidak menyelesaikan masalah yang sebenarnya. Sejalan dengan itu, ada juga kritik tentang overlay RPA di atas teknologi yang ada, bukan menggantinya.

Kedua, makalah tersebut berbicara tentang bagaimana RPA, yang diimplementasikan dengan buruk, memperkenalkan kontrol internal dan masalah keamanan, seperti bot yang tidak terpantau, bot yang tidak diketahui, kegagalan untuk menilai risiko bot, aktivitas bot penipuan, dan perubahan pada proses yang mengarah pada penyediaan bot. .untuk data yang buruk. Sekali lagi, ini adalah efek ironis dari betapa mudahnya solusi tertentu menyiapkan bot baru.

Mengenai hal ini, beberapa narasumber melaporkan ketidakmampuan untuk melacak aktivitas otomatisasi proses bot di dalam organisasi, menyatakan bahwa ada beberapa “titik hitam” di perusahaan karena bot tidak terdaftar di departemen TI. auditor eksternal mengidentifikasi beberapa bot yang tidak diketahui oleh tim pelaporan keuangan perusahaan tetapi penting untuk audit eksternal. Karena bot dikembangkan dan diperkenalkan dengan cepat, perusahaan berjuang keras untuk membuat dan memelihara inventaris semua bot yang akurat,” kata surat kabar itu.

Para peneliti mengutip seorang pemimpin yang mengatakan bahwa organisasinya memiliki 185 bot yang dia ketahui, dan dia mengakui bahwa itu bisa lebih.

Masalah keamanan ini juga berasal dari bot ini yang terkadang memerlukan kredensial atau kata sandi sendiri untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif – dan seperti banyak orang, mereka dapat dimanipulasi untuk memberikannya kepada pihak yang berniat buruk. Dengan demikian mereka telah menjadi target peretasan utama. Jika seseorang dapat meretas bot, mereka juga berpotensi meretas seluruh organisasi.

Selain itu, para peneliti menunjukkan bahwa tidak seperti manusia, bot tidak selalu menyadari ketika suatu proses telah berubah dan mereka melanjutkan seperti biasa, yang dapat mengakibatkan data yang buruk disediakan dan pengguna akhir mungkin tidak mengenalinya seperti itu.

Ketiga, makalah ini membahas bagaimana penghematan waktu dan keuntungan efisiensi RPA dapat diimbangi dengan biaya baru dalam pemantauan, penjaminan, dan keamanan. Kontrol internal atas pelaporan keuangan, misalnya, mungkin perlu diuji secara berkala oleh penilai independen dan didokumentasikan secara ekstensif, yang dapat menimbulkan beban kerja yang signifikan. Langkah-langkah keamanan juga dapat menambah biaya.

Keempat, terkait dengan poin sebelumnya, merupakan tantangan tata kelola RPA secara keseluruhan. Tentukan struktur tata kelola yang menyeimbangkan otonomi dan motivasi yang datang dengan lingkungan RPA yang terdesentralisasi dengan jaminan dan kontrol yang berasal dari lingkungan terpusat. Pemimpin tidak harus berada di halaman yang sama ketika datang ke tempat untuk mencapai keseimbangan itu.

“Meskipun masalah ini biasa terjadi pada teknologi lain, tampaknya sangat bermasalah dengan RPA karena teknologi tersebut tidak memerlukan keterampilan teknis lanjutan yang seringkali hanya ditemukan di grup TI terpusat. Beberapa narasumber menjelaskan menginginkan proses Mengembangkan otomatisasi proses robotik sambil mematuhi semua standar dan peraturan, sementara orang yang diwawancarai berpendapat untuk proses yang lebih ramping yang memungkinkan lebih banyak otonomi,” kata makalah itu, mencatat bahwa tantangan khusus di sini adalah menyelaraskan persyaratan kontrol TI dan non-TI.

Tantangan terakhir yang disebutkan adalah hilangnya pengetahuan. Para pemimpin telah menyatakan keprihatinan tentang hilangnya pengetahuan lapangan karena lebih banyak proses menjadi otomatis — dengan manusia tidak lagi terlibat seperti sebelumnya, beberapa profesional mungkin lupa proses apa yang terlibat di tempat pertama. Kedua, bagaimanapun, adalah masalah karyawan yang telah membuat atau mengelola bot keluar dari organisasi, terutama bila tidak ada dokumentasi yang tepat.

Secara keseluruhan, kata para peneliti, yang terbaik bagi organisasi adalah mengingat tantangan ini saat mempertimbangkan implementasi RPA mereka sendiri.

Ringkasan makalah tersebut menyatakan bahwa “Mengangkat masalah ini harus memungkinkan para praktisi untuk membuat keputusan yang lebih tepat mengenai aplikasi RPA dan membantu memberi tahu mereka tentang area bermasalah yang memerlukan tata kelola yang lebih baik.”