Proses yang diselenggarakan dalam procurement atau pengadaan barang dimulai dari purchasing atau pembelian barang. Kemudian dilanjutkan ke pihak pengawasan atas proses pembelian yang diselenggarakan supaya berjalan lancar dan berakhir di proses terakhir yaitu traffic untuk memahami lalu lintas pengiriman barang sampai di tempat.
Procurement atau purchasing bisa dijalankan dengan dua kemungkinan yaitu dalam konteks kecil atau pun dalam konteks pengadaan barang dalam jumlah yang besar.
 |
| proses procurement sesuai SAP |
Jika dilakukan dalam konteks kecil atau jumlah kecil, purchasing dapat dilakukan sendiri. Kegiatan tersebut bisa dilakukan sendiri tanpa memerlukan adanya expediting dan traffic yang terlibat dalam prosesnya.
Definisi procurement yang semacam ini bisa dilakukan oleh kantor – kantor yang ingin melakukan pembelian terhadap sejumlah barang untuk melakukan pengadaan berbagai keperluan kantor. Sementara jika pembelian dibutuhkan dalam jumlah yang besar, maka prosedurnya tentu berbeda.
Pembelian atau proses purchasing dalam jumlah yang besar akan membutuhkan suatu metode procurement yang diikuti dengan serangkaian proses yang tidak simple. Masing – masing perusahaan perlu menaati proses tersebut supaya pembelian barang bisa berjalan dengan lancar dan tanpa hambatan apapun.
Dalam kaitannya dengan proses pengadaan barang dalam jumlah besar, procurement terbagi ke dalam beberapa tahapan. Tahapan – tahapan penting dalam proses pengadaan barang dalam jumlah besar meliputi:
Requirement determination
Tahapan ini merupakan suatu tahapan dasar dalam kaitannya dengan kaidah pengadaan barang. Di tahap awal, setelah perusahaan menetapkan apa saja barang yang dibutuhkan dan perlu dilakukan pengadaan barang maka kemudian perusahaan akan membuat suatu permintaan terhadap barang yang dibutuhkan di awal masa procurement berlangsung.
Kemudian proses pembelian sebagai bentuk pengadaan barang nantinya akan dilakukan sesuai dengan SOP permintaan barang dari masing – masing perusahaan atau suatu department. Semua yang dibutuhkan akan dicatat untuk kemudian nanti diserahkan kepada department terkait untuk ikut prosedur selanjutnya.
Source determination
Setelah tahapan awal selesai dan permintaan barang telah dibuat, suatu perusahaan akan segera mencari perusahaan pemasok barang atau jasa. Kemudian perusahaan akan membuat suatu inquiry document yang ditujukan kepada pihak penyedia barang atau jasa yang ditunjuk untuk melakukan berbagai macam kerjasama dengan perusahaan.
Vendor selection
Kemudian masuk pada tahapan ketiga. Perusahaan akan melakukan pencarian pemasok yang pas. Dari semua pemasok yang telah dikumpulkan, akan dipilih yang terbaik diantara mereka. Perusahaan dan pihak pemasok akan segera melakukan negosiasi harga sampai terjadi suatu kesepakatan antara pihak perusahaan selaku pembeli dan pihak pemasok selaku pihak yang memasok barang yang akan dijual atau pun diolah kembali oleh perusahaan.
Order processing dan purchase order monitoring
Masuk pada tahap ini maka artinya perusahaan akan segera membuat dokumen purchase order. Purchase order yang sudah sah, kemudian akan segera diberikan kepada pihak pemasok untuk nantinya segera diproses.
Jika sudah, pihak pembeli akan segera melakukan prosedur pemantauan supaya proses pembelian bisa berjalan secara terarah, lancar dan tanpa hambatan apapun.
Goods receipt
Jika semua proses pembelian sampai pemesanan dan pemrosesan produk dilakukan, barang yang selesai dipacking oleh pemasok akan segera dikirimkan sesuai dengan purchase order yang diterima. Pihak pemasok juga akan mengecek ulang apakah semuanya sudah dimasukkan sesuai pesanan atau tidak.
Payment
Jika barang yang dipesan sudah diterima, maka pihak keuangan dari perusahaan yang melakukan procurement atau pembelian suatu produk akan melakukan pembayaran kepada pemasok barang sesuai dengan kesepakatan yang telah dilakukan di awal.
Jika memang ada pesanan atau barang yang jumlahnya kurang atau warna dan jenisnya tidak sesuai request, perusahaan akan melakukan pengajuan retur pembelian. Pemasok tugasnya melayani retur pembelian yang dikeluarkan perusahaan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan sesuai dengan kesepakatan tentang retur yang telah ditetapkan dan disepakati bersama.
Biasanya kebijakan retur ada dua yaitu penggantian barang yang sesuai atau pengembalian dana. Jika memang barang yang diretur tidak tersedia di gudang pemasok, maka pengembalian dana yang akan menjadi langkah selanjutnya.
Jika semua prosedurnya sudah selesai dan produk yang dibeli sudah sesuai maka proses procurement ini berada di titik finalnya. Itulah informasi yang kami dapat berikan untuk Anda tentang pengertian procurement. Semoga informasi yang kami berikan diatas menjadi informasi yang bermanfaat dan menambah wawasan Anda.